Wat is een veranderplan?
In een veranderplan plavei je de weg ‘van A naar B’. Het is de routekaart waarin je duidelijk maakt welke tussenstations je wanneer aandoet (je mijlpalen), hoe je van het ene naar het andere tussenstation beweegt (de aanpak), wie daarin welke rol vervult (de veranderorganisatie) en hoeveel het kost (de begroting).
Het is een misverstand dat een veranderplan altijd de hele weg al in kaart brengt. In een vloeibare wereld kan je bij stap 1 nog helemaal niet weten wat stap 5 gaat zijn. Soms plan je met je veranderplan één stap vooruit, soms een paar stappen en soms de hele route.
Bij een veranderplan denken we meteen aan een document. Maar een plan is niet zozeer tekst, het is een mentaal contract tussen mensen die samen willen bewegen. Een notitie waar ‘plan’ opstaan, maar waar dat mentale contract niet onder ligt, kan niet de waarde vervullen die een plan zou moeten hebben: een gedeeld beeld van de volgende stap(pen) die je samen gaat maken.
Welke onderdelen bevat het veranderplan?
Die volgende stap of routekaart wordt helder als je acht ’topische’ vragen erover kunt beantwoorden:
- Vraag 1 – 4: Deze vragen gaan over het veranderverhaal, zoals het op dat moment al is uitgekristalliseerd. Dat is onlosmakelijk onderdeel van het plan. Als je vragen 1 – 4 en vragen 5 – 8 los van elkaar trekt gaan de inhoud en het proces elk een eigen leven leiden.
- Vraag 5 – wanneer? Je antwoord op deze vraag gaat over je mijlpalen. Ofwel het tussenresultaat waaraan je aan het werken bent. Soms is dat er één, soms meerdere, soms alle. Wat mijlpalen zijn, hoe je ze SMART formuleert, hoe een mijlpalenplan eruit ziet en in welke stappen je een mijlpalenplan maakt, lees je in hoofdstuk 3 van Projectmanagement.
- Vraag 6 – hoe? Hier maak je duidelijk met welke aanpak je naar de volgende mijlpaal gaat bewegen. Je geeft woorden aan de veranderstrategie.
- Vraag 7 – door wie? Met je antwoord op deze vraag maak je de rolverdeling duidelijk. Je schetst de veranderorganisatie.
- Vraag 8 – hoeveel? Hier bereken je wat de verandering kost in tijd en middelen, zie bladzijde 43 van Projectmanagement.
Wanneer maak je het veranderplan?
Het is niet de bedoeling om als allereerste stap een plan te gaan maken. Want er gaat aan een plan iets vooraf: een opdracht. Met de opdracht legitimeer je de verandering. De opdracht maakt duidelijk waarom de verandering (letterlijk) de moeite waard is. Pas daarna kun je de weg gaan plaveien. Een plan zonder opdracht is werken aan een verandering waar niemand op zit te wachten.
In het plaatje zie je dat het maken van de plan en de opdracht geen ‘fasen’ zijn. Beide worden aangepast als panelen schuiven, en bij het bereiken van elke mijlpaal is een logisch moment er met het voortschrijdend inzicht dat je hebt opgedaan opnieuw naar te kijken. Als de opdracht verandert, verandert het plan ook. En soms ook andersom.
In de opdracht beantwoord je dezelfde acht topische vragen als in het plan, maar in de opdracht ligt het zwaartepunt op het veranderverhaal (A en B), in het plan verschuift de focus op de weg ertussen (van A naar B).
Waar kun je handige invulformats vinden voor de opdracht en het veranderplan?
Hier!
Invulformat opdracht veranderopgave
Invulformat plan veranderopgave
Kan ik iets voor je betekenen?
Het maken van een veranderplan is een onderdeel van mijn workshopserie Samenwerken aan complexe veranderopgaven. Samen-zoeken sessies monden altijd uit in het uitzetten van volgende stappen, dus het resultaat is in elk geval een aangescherpt veranderplan. Maar ook het veranderverhaal wordt tijdens deze sessies vaak aangescherpt, waardoor ook de opdracht in een nieuw daglicht komt te staan.
Meer lezen over het veranderplan?
In Hoe krijg je ze mee? gaat paragraaf 4.2 over het veranderplan.
Of je kunt mijn blogs lezen over het plannen van veranderingen:
