Op welke manieren kun je ruimte geven in een verandering?


Ruimte is essentieel in veranderingen. Door ruimte te geven kunnen mensen een inbreng geven. Daar wordt die verandering doorgaans beter van en het voorkomt het not invented here-syndroom als mensen met besluiten worden geconfronteerd waar ze niet in zijn gekend.

‘Hoe meer ruimte; hoe beter’, zou je zeggen. Toch is dat maar ten dele waar. Veranderingen kunnen net zo goed last hebben van te veel als van te weinig ruimte. De kunst is dus om ruimte goed te doseren. En dus is het belangrijk dat veranderaars het gehele palet aan mogelijkheden overzien. In dit blog geef ik vijf mogelijkheden, die tot elk het domein behoren van één van de vijf veranderstrategieën (Hoe krijg je ze mee?)

De ruimte om een al ingevulde verandering verder uit te werken (‘moeten’)

Als er al besluiten genomen zijn die de verandering vergaand dichttimmeren, resteert er weinig ruimte meer voor een inbreng. Als dat de situatie is, moet de veranderaar daar helder over zijn. Er is dan alleen nog de mogelijkheid voor de ander om de details in te vullen. Omdat die beperkte ruimte waarschijnlijk niet met gejuich ontvangen zal worden, is een volwaardige uitleg nodig waarom de ruimte ‘boven’ al moest worden ingevuld.

De ruimte om mee te denken/ te adviseren (‘weten’)

Bij meedenken doet de veranderaar een beroep op de denkkracht van de ander . Hij vraagt hem om die denkkracht om te zetten in argumenten, analyses, ideeën, scenario’s, conclusies en aanbevelingen die benut kunnen worden voor de verandering . Dat mes snijdt aan twee kanten: de verandering wordt getoetst door degenen die hem tot leven moeten gaan wekken en naar derden wordt de overtuigingskracht van het verhaal vergroot door de wetenschap dat erover is meegedacht.

In deze vorm is het de veranderaar die bepaalt wat hij met de inbreng van de ander doet. Hij behoudt zichzelf de ruimte voor om het er niet mee eens te zijn en de inbreng niet over te nemen. Die verwachtingen dienen dus vooraf goed gedeeld te worden om teleurstellingen te voorkomen. Aan de andere kant moet de veranderaar van goeden huize komen om de inbreng te negeren, kwetsbaar als hij zich maakt voor het verwijt dat de vraag om een inbreng slechts een rituele dans was om te doen wat hij toch al van plan was.

De ruimte voor inspraak en onderhandelen (‘willen’)

Bij inspraak krijgt de ander de ruimte om zijn eigen voorkeur, belang of wens uit te spreken in de invulling van de verandering, zodat kan worden gekeken in hoeverre deze gehonoreerd of gecompenseerd kan worden. Dat kan uiteraard alleen als er daartoe ‘wisselgeld’ beschikbaar is.

De veranderaar die deze vorm inzet moet zich wel beseffen hoe onrustig mensen kunnen worden als er schaarse voordelen te verdelen zijn in een vage procedure. Degene die wel eens in de uitverkoop in een drukke winkel heeft gestaan zonder de mogelijkheid een nummertje te trekken, kent het gevoel. Deze vorm vraagt dus maximale transparantie om het verwijt van willekeur en vriendjespolitiek te voorkomen.

De ruimte om de eigen verandering begeleid vorm te geven (‘leren en ontdekken’)

Bij deze vorm wordt de ander de ruimte gegeven om invulling te geven aan de verandering van zijn eigen werk. Dat klinkt mooi en dat kan het ook zijn, maar het lastige is dat hij niet in alle situaties geschikt is. Deze vorm doet een beroep op de reflectie van de ander over zijn eigen effectiviteit. Voor mensen voor wie de huidige situatie geen probleem is (ontkenning) of die zich tegen de verandering verzetten (weerstand) is hij dus niet geschikt. Hij is alleen geëigend als de verandering nog dermate open ligt dat de ander het gevoel heeft er een wezenlijke stempel op te kunnen drukken.

De veranderaar heeft in deze vorm de rol van procesbegeleider en stelt de juiste vragen op het juiste moment om het reflectieproces van de ander op gang te helpen en te houden. Hij heeft geen oordeel over de uitkomst waar de ander mee komt. En daar zit bij deze vorm de adder onder het gras. Je kunt niet iemand ruimte geven de verandering zelf vorm te geven om vervolgens de uitkomst af te keuren als hij je bij nader inzien tegenvalt. Dan was blijkbaar geen sprake van vormgeven, maar van uitwerken, meedenken of inspraak, met bijbehorende verwachtingen.

Deze vorm loopt tenslotte tegen zijn grenzen aan als hij wordt ingezet in een groep mensen waarbinnen grote tegengestelde belangen spelen. Als mensen in zo’n situatie wordt gevraagd om ‘er zelf uit te komen’ ontstaat er geen gezamenlijke zoektocht, maar een arena waar het recht van de sterkste zal gelden. Het is passender om dan de vorm ‘inspraak’ te kiezen.

De ruimte voor zelfbeschikking (‘loslaten’)

In deze meest vergaande vorm laat de veranderaar het geheel aan de ander om te bepalen of er überhaupt een verandering aan de orde is en hoe deze eruit zou moeten zien. In die vorm neemt hij afstand van zijn rol als veranderaar en stopt hij met welke sturing dan ook. Het is niet ondenkbaar dat dit de ander activeert om uit zichzelf met iets mooiers te komen dan de veranderaar ooit had kunnen bedenken, maar het is ook mogelijk dat die ander overgaat tot de orde van de dag. Wat de ander ook kiest, de veranderaar heeft daar geen oordeel over. Een oordeel verraadt immers dat de sturing impliciet nog steeds aanwezig is, en onvermijdelijk voelbaar zal zijn voor de ander.

Tenslotte

Al deze vormen hebben met elkaar gemeen dat de veranderaar (een deel van) de uitkomst van de verandering uit handen geeft. Hij zet de ander in als (mede)veranderaar. Dat zal zich uitbetalen in verbinding aan de verandering, maar alleen als de veranderaar in woord en daad openstaat voor de inbreng die daaruit voortvloeit. Valkuilen treden vooral op als deze vijf vormen met elkaar verward worden, met meestal als gevolg dat bij de ander de indruk wordt gewerkt dat er meer ruimte is dan er uiteindelijk blijkt te kunnen worden gegeven. Weinig ruimte krijgen is niet fijn, maar valse ruimte krijgen is erger.

Annemarie Mars, januari 2013

Lees ook

Abonneer je hier op mijn blog

Tien keer per jaar zoek ik naar antwoorden op een prangende vraag over verandering.

(En vanaf november 2018 zijn de blogs ook in het Engels te lezen)

Klik hier om te abonneren