Hoe breng je een discussie naar een besluit?


Begin met een groep bevlogen vakmensen een gesprek over een werkgerelateerd vraagstuk en de tijd vult zich vanzelf. Het kan lastig zijn om uit de veelheid van ingebrachte inzichten, overpeinzingen, overtuigingen, vragen en ervaringen conclusies te herleiden waarmee de groep een volgende stap kan maken. Met als gevolg dat de groep weliswaar hun betrokkenheid heeft kunnen delen, maar het gesprek vooral verlaat met het gevoel dat hun kostbare energie niet verzilverd is. Het andere uiterste, waarin deelnemers in een strak outputformat worden geperst, leidt hoogstens tot een lege huls waar niemand zijn zienswijze meer in herkent. In dit @rtikel wil ik een aanpak delen om een discussie met behoud van betrokkenheid toch naar een gezamenlijke uitkomst te brengen.

FISH

Bij het regisseren van een groepsgesprek naar een gedeelde uitkomst zijn grofweg vier ‘fasen’ aan te wijzen: Focus, Inventariseer, Selecteer en Haal binnen: ofwel FISH*. De bijbehorende visvorm in de afbeelding maakt de ruimte die in elke fase wordt aangebracht visueel.

 

Focus

In deze fase wordt het te bespreken onderwerp afgebakend en wordt vastgesteld welke soort uitkomst de groep wil bereiken. De zin ‘we gaan het hebben over …’ is daarvoor uiteraard niet scherp genoeg geformuleerd. ‘We gaan een besluit nemen over ..’, ‘een advies formuleren aan …’, ‘een oplossing bedenken voor ..‘ of ‘het uitzetten van een strategie om …’ geven meer richting.

Inventariseer

In de volgende fase wordt iedereen uitgenodigd zijn inbreng geven over wat hij denkt dat de best passende uitkomst is. Het is uiteraard mogelijk om de groep zich eerst te laten voeden met kennis- en inspiratiebronnen, met voorwerk van (een deel van) de deelnemers of met creatieve technieken, alvorens hen te bevragen.

Als in de focus-fase gekozen is om een besluit te nemen, wordt ieder gestimuleerd zijn inbreng ook als een besluit te formuleren. Ieders bijdrage wordt op een voor iedereen zichtbare plek vastgelegd. Zo ontvouwt zich gaandeweg een opsomming van mogelijke uitkomsten die in inhoud uiteen kunnen lopen, maar in hun vorm al enigszins vergelijkbaar zijn. Het is niet de bedoeling dat er deelnemers zich alleen beperken tot bijdragen die nog niet genoemd zijn, het onderschrijven van een eerdere inbreng geeft waardevolle informatie over het gewicht dat in de groep aan deze mogelijke uitkomst wordt toegekend. De discussie aangaan of al oordelen over een inbreng is in deze fase nog niet aan de orde. De uitdaging in deze fase is juist om zoveel mogelijk te divergeren; om de volle breedte van mogelijke uitkomsten te verkennen die passen binnen de aangebrachte focus.

Selecteer

In de derde fase gaat de groep over van divergeren naar convergeren. Het ingebrachte materiaal wordt in ieders bijzijn geordend. Samen wordt hardop nagedacht over wat er te zien is aan overeenkomsten, openstaande vragen en discussiepunten. De overeenkomsten worden gemarkeerd als gezamenlijke uitkomst, vragen worden waar mogelijk beantwoord of uitgezet voor nader onderzoek, discussiepunten worden genoteerd en één voor één doorgenomen. Die discussiepunten kunnen elk leiden tot een gedeelde uitkomst of tot het vaststellen dat men het eens is dat men het niet eens is. Dan kan er op dat onderdeel dus (nog) geen gedeelde uitkomst worden genoteerd.

Haal binnen

In de laatste fase worden alle uitkomsten samengevat, als totaalpakket getoetst bij de deelnemers en vastgelegd als basis voor volgende stappen.

Ten slotte

Deze manier om een gesprek te regisseren is niet te verenigen met een agenda van tien agendapunten die in een uur moeten worden afgehandeld. Het per gespreksonderwerp doorlopen van de vier fasen zal zelfs in een kleine en warmgedraaide groep zelden minder dan een half uur in beslag nemen. Laat staan in grotere groepen waarin elke stap zelfs een aparte werkvorm kan vragen. Dat maakt deze werkwijze een dure aangelegenheid die vooral geschikt is voor wezenlijke vraagstukken die zonder een volwaardige inbreng van alle deelnemers niet volwaardig tegemoet getreden kunnen worden.

Annemarie Mars, November 2014

Lees ook:

Waarom zou je mensen betrekken?

Wanneer werkt bottom up veranderen?

Op welke manieren kun je ruimte geven in een verandering?

* In de Engelstalige versie waren deze fasen: Focus, Inventory, Select en Harvest. Ik heb het model zelf leren kennen op een internationale Change Strategy-training, de oorspronkelijke bron ervan heb ik helaas niet meer kunnen achterhalen.

Abonneer je hier op mijn blog

Tien keer per jaar zoek ik naar antwoorden op een prangende vraag over verandering.

(En vanaf november 2018 zijn de blogs ook in het Engels te lezen)

Klik hier om te abonneren