Hoe breng je een discussie naar een besluit?


Begin met een groep bevlogen vakmensen een gesprek over een ingewikkeld vraagstuk en de tijd vult zich vanzelf.

Het kan lastig zijn om uit alle ingebrachte punten conclusies te trekken waarmee de groep een volgende stap kan maken. Met als gevolg dat de deelnemers weliswaar hun betrokkenheid hebben kunnen tonen, maar het gesprek vooral verlaten met het gevoel dat hun kostbare energie niet verzilverd is. Het andere uiterste, waarin deelnemers in een strak outputformat worden geperst, leidt hoogstens tot een lege huls waar niemand zijn inbreng meer in herkent.

In dit blog wil ik een aanpak delen om een discussie met behoud van betrokkenheid toch naar een gezamenlijke uitkomst te brengen.

FISH

Bij het regisseren van een groepsgesprek naar een gedeelde uitkomst zijn grofweg vier ‘fasen’ aan te wijzen: Focus, Inventariseer, Selecteer en Haal binnen: ofwel FISH*.

Focus

In deze fase baken je het te bespreken onderwerp af en stellen jullie vast welke soort uitkomst de groep wil bereiken. De zin ‘we gaan het hebben over …’ is daarvoor uiteraard niet scherp genoeg geformuleerd. ‘We gaan een besluit nemen over ..’, ‘een advies formuleren aan …’, ‘een oplossing bedenken voor ..‘ of ‘het uitzetten van een strategie om …’ geven meer richting.

Inventariseer

In de volgende fase nodig je iedereen uit om zijn inbreng geven over wat hij denkt dat de best passende uitkomst is. Het is uiteraard mogelijk om de groep eerst te voeden met kennis- en inspiratiebronnen, met voorwerk van (een deel van) de deelnemers of met creatieve technieken, alvorens ze te bevragen.

Als in de focus-fase gekozen is om een besluit te nemen, stimuleer je ieder om zijn inbreng ook als een besluit te formuleren. Je legt ieders bijdrage op een voor iedereen zichtbare plek vast. Zo ontvouwt zich gaandeweg een opsomming van mogelijke uitkomsten die in inhoud uiteen kunnen lopen, maar in hun vorm al enigszins vergelijkbaar zijn. Het is niet de bedoeling dat deelnemers zich alleen beperken tot bijdragen die nog niet genoemd zijn. Het onderschrijven van een eerdere inbreng geeft waardevolle informatie over het gewicht dat de groep aan deze uitkomst toekent. De discussie aangaan of al oordelen over een inbreng is in deze fase nog niet aan de orde. De uitdaging in deze fase is juist om zoveel mogelijk te divergeren; om de volle breedte van mogelijke uitkomsten te verkennen die passen binnen de aangebrachte focus.

Selecteer

In de derde fase gaat de groep over van divergeren naar convergeren. Jullie ordenen samen het ingebrachte materiaal. Je denkt hardop na over wat er te zien is aan overeenkomsten, openstaande vragen en discussiepunten. De overeenkomsten markeer je als gezamenlijke uitkomst, vragen worden waar mogelijk beantwoord of uitgezet voor nader onderzoek. Discussiepunten worden genoteerd en één voor één doorgenomen. Dat kan leiden tot een gedeelde uitkomst of tot het vaststellen dat men het eens is dat men het niet eens is. Dan kun je op dat onderdeel dus (nog) geen gedeelde uitkomst noteren.

Haal binnen

In de laatste fase vat je alle uitkomsten samen, je toetst ze bij de deelnemers en legt ze vast als basis voor volgende stappen.

Ten slotte

Deze manier om een gesprek te regisseren is niet te verenigen met een agenda van tien agendapunten die in een uur moeten worden afgehandeld. Zelfs in een kleine en al warmgedraaide groep zal het doorlopen van de vier fasen zelden minder dan een half uur in beslag nemen. Laat staan in grotere groepen waarin elke stap zelfs een aparte werkvorm kan vragen. Deze werkwijze is dus vooral geschikt is voor wezenlijke vraagstukken die zonder een volwaardige inbreng van alle deelnemers niet volwaardig tegemoet getreden kunnen worden.

Annemarie Mars, maart 2015


Voor de liefhebber

* In de Engelstalige versie waren deze fasen: Focus, Inventory, Select en Harvest. Ik heb het model zelf leren kennen op een internationale Change Strategy-training, de oorspronkelijke bron ervan heb ik helaas niet meer kunnen achterhalen.

In mijn boek De functie van frictie ga ik in hoofdstuk 9 specifiek op de discussie als functionele én disfunctionele interventie.

Fotocredits: “Bird Talk!” by A.Davey is licensed under CC BY 2.0

Abonneer je hier op mijn blog

Tien keer per jaar zoek ik naar antwoorden op een prangende vraag over verandering.

(En vanaf november 2018 zijn de blogs ook in het Engels te lezen)

Klik hier om te abonneren