Begin met een groep bevlogen vakmensen een gesprek over een ingewikkeld vraagstuk en de tijd vult zich vanzelf.

Het kan lastig zijn om uit alle ingebrachte punten conclusies te trekken waarmee de groep een volgende stap kan maken. Met als gevolg dat de deelnemers weliswaar hun betrokkenheid hebben getoond, maar het gesprek vooral verlaten met het gevoel dat hun kostbare inbreng niet verzilverd is.

Hoe kun je een discussie met behoud van betrokkenheid toch naar een gezamenlijke uitkomst brengen?

Daarvoor gebruik ik zelf een simpel modelletje met vier letters: FISH. De letters staan voor Focus, Inventariseer, Selecteer en Haal binnen*.

Focus

In deze fase bakenen jullie het te bespreken onderwerp af en stellen jullie het doel van het gesprek vast. De zin ‘we gaan het hebben over …’ is daarvoor niet scherp genoeg. ‘We gaan een besluit nemen over ..’, ‘een advies formuleren aan …’, ‘een oplossing bedenken voor ..‘ of ‘het uitzetten van een strategie om …’ geven meer richting.

Inventariseer

In de volgende fase geeft ieder zijn inbreng over wat zij of hij denkt dat de best passende uitkomst is. Vaak is het nodig de deelnemers eerst te voeden met kennis- en inspiratiebronnen, met voorwerk van een of meerdere deelnemers of met creatieve technieken.

Het gekozen doel dicteert de vorm van ieders inbreng. Dus als jullie als doel hebben een besluit te nemen, stimuleer je ieder om zijn inbreng ook als een besluit te formuleren. Je legt ieders bijdrage op een voor iedereen zichtbare plek vast. Zo ontvouwt zich gaandeweg een opsomming van uitkomsten die in inhoud uiteen kunnen lopen, maar in hun vorm al vergelijkbaar zijn.

Het is niet de bedoeling dat deelnemers zich alleen beperken tot bijdragen die nog niet genoemd zijn. Het onderschrijven van een eerdere inbreng geeft waardevolle informatie over het gewicht dat de groep aan deze uitkomst toekent.

Discussiëren over een inbreng is in deze fase nog niet aan de orde. De uitdaging in deze fase is juist om zoveel mogelijk te divergeren; om de volle breedte van mogelijke uitkomsten te verkennen.

Selecteer

In de derde fase gaat de groep over van divergeren naar convergeren. Jullie ordenen samen het ingebrachte materiaal. Jullie denken hardop na over wat er te zien is aan overeenkomsten, openstaande vragen en discussiepunten. De overeenkomsten markeren jullie als een gezamenlijke uitkomst. Want het praat een stuk rustiger over de punten waar je het nog niet over eens bent, als je weet over welke punten je het al wel eens bent.

Vragen worden beantwoord of uitgezet voor nader onderzoek. Discussiepunten nemen jullie één voor één door. Dat kan leiden tot een gedeelde uitkomst of tot het vaststellen dat jullie het eens zijn dat je het nog niet eens bent. Dan kun je op dat onderdeel dus (nog) geen gedeelde uitkomst noteren.

Haal binnen

In de laatste fase vat je alle uitkomsten samen, je toetst ze bij de deelnemers en legt ze vast als basis voor volgende stappen.

Tenslotte

Deze manier om een gesprek past niet als je een agenda hebt van tien punten die jullie in een uur moeten afhandelen. Zelfs in een kleine en al warmgedraaide groep kan het doorlopen van de vier fasen veel tijd vragen. Deze werkwijze bewijst vooral zijn nut voor wezenlijke vraagstukken die de betrokkenheid van de hele groep vragen om tot een gedragen besluit te komen.

Annemarie Mars, maart 2015 (bewerkt in oktober 2024)

Voor de liefhebber

* In de Engelstalige versie waren deze fasen: Focus, Inventory, Select en Harvest. Ik heb het model zelf leren kennen op een internationale Change Strategy-training, de oorspronkelijke bron ervan heb ik helaas niet meer kunnen achterhalen.